ثبت معاملات و اوضاع تجاری در دفاتر تجاری به خودی خود سند محسوب می‌شود.

داشتن دفاتر تجاری فوایدی دارند که عبارت‌اند از،

1- میزان درآمد تاجر برای دادن مالیات سالانه معلوم است.

2- در اثبات ورشکستگی و تعیین نوع آن (عادی، به تقصیر به تقلب) کمک می‌کند.

هیچ تاجری نمی‌تواند به عذر نداشتن دفتر از ارائه دفاتر خودداری کند مگر اینکه ثابت کند که دفاترش تلف شده یا دسترسی به آن‌ها ممکن نیست.

اگر تاجری ورشکست شود و فاقد دفتر باشد ممکن است ورشکسته و تقصیر شناخته شود.

نداشتن دفاتر تجاری کسی را از تاجر بودن نمی‌اندازد و داشتن دفاتر تجاری نیز کسی را تاجر نمی‌کند.

برای اینکه دفاتر تجاری به عنوان سند محسوب شود سه شرط لازم است.

الف: طبق دستور قانون تجارت تنظیم شده باشد.

ب: دعوا بین تجار باشد.

ج: دعوا مربوط به امور تجارتی باشد.

هر دفتری طبق دستور قانون تجارت نباشد یا مخدوش باشد فقط علیه صاحبش سندیت دارد اما به نفع او سندیت ندارد.

دفاتر تجاری اسناد عادی محسوب می‌شوند.

کسبه جزء کسانی هستند که فروش سالیانه آن‌ها از یکصد میلیون ریال تجاوز نکند.

پیشه وران از داشتن دفاتر تجاری معاف هستند.

پیشه ور: کسی است که خود یا خانواده و یا با چند شاگرد حرفه‌ای دستی را به مقصد انتفاع، شغل معمولی خود قرار داده است.

تشخیص جزء بودن کاسبی (کسبه جزء بودن) به عهده وزارت دادگستری است.

انواع دفاتر تاجر عبارت‌اند از:

1- دفتر روزانه: که موارد زیر در آن ثبت می‌گردد

الف: ثبت کلیه داد و ستدهای تجاری

ب: ثبت کلیه معاملات بروات، سفته‌ها و ظهر نویسی ها، ثبت کلیه دیون و برداشت‌های تاجر جهت مخارج شخصی، ثبت کلیه واردات و صادرات تجاری.

ج: هر گونه که فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند.

2- دفتر کل:

• دفتری است که تاجر باید حداقل هفته‌ای یک مرتبه کلیه معاملات خود را از دفتر روزانه جدا کند و به تفکیک در آن به صورت خلاصه ثبت کند.
• دفتر کل خلاصه تفکیک شده دفتر روزانه است.
• دفتر روزنامه و کل باید به زبان فارسی باشند و قبل از ثبت هر معامله باید از طرف نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و پلمپ گردد.

3- دفتر دارایی

• تاجر باید هر سال صورت کاملی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را در این دفتر ثبت و امضاء کند این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.

4- دفتر کپیه

• دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن ثبت نماید.
• هر دفتری که وزارت دادگستری داشتن آن را ضروری می‌داند باید قبل از اینکه در آن چیزی نوشته شود توسط اداره کل ثبت مهر و پلمپ شود.
• دفاتر برای پلمپ و مهر در تهران باید اداره کل ثبت شرکت‌ها و در شهرستان‌ها به یکی از کارمندان ثبت که از طرف اداره کل ثبت تعیین شده ارائه گردد.
• اداره ثبت باید تا پایان هر ماه لیست کلیه شرکت‌های ثبت شده و تغییرات آن‌ها را به اداره مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند.
• کلیه دفاتر تجاری به جز دفتر کپه قبل از اینکه چیزی در آن نوشته شود باید مطابق نظام نامه وزارت عدلیه توسط نماینده اداره ثبت امضا< شوند.
• دفتر کپه نیاز به امضاء ندارد اما باید دارای نمره ترتیبی باشد.
• تاجر باید پس از ختم هر سال دفاتر تجاری خود را به مدت ده سال نگه داری کند.
• خودداری از تهیه یا ثبت دفاتر تجاری جزای نقدی دارد جریمه کردن تاجر مانع اجرای احکام ورشکستگی نخواهد شد.
• مطالب مندرج در دفاتر تجاری که آن دفاتر به ثبت نرسیده‌اند علیه صاحب دفتر سندیت دارند اما به نفع او سندیت ندارند.
• در صورت ورشکستگی تاجر و نداشتن یا عدم ثبت دفاتر تجاری ممکن است او ورشکسته به تقصیر اعلام شود.
• در صورت مغشوش بودن دفاتر ثبت شده یا اضافه شدن چیزی بین سطور یا در حاشیه دفاتر یا جمع و تفریق برای سوء استفاده در این حالت فقط علیه صاحبش سندیت دارد و علیه اشخاص دیگر سندیت ندارد.
• اگر دفاتر تجاری تجار مطابق ماده 6 قانون تجارت تنظیم شده باشند بین تجار در امور تجاری سندیت دارند.
• آنچه تاجر در دفاتر تجاری خود نوشته علیه او استفاده می‌شود و فرقی نمی‌کند طرفش تاجر باشد یا غیر تاجر زیرا نوشته او اقرار کتبی علیه خود او است این در صورتی است که طرف دعوا علیه تاجر به دفاتر او استناد کند.
• در صورتی که تاجر به نفع خود به دفاتر تجاری خود استفاده کند در این حالت یا طرفین باید تاجر باشند یا استناد مربوط به یک امر تجاری باشد. بنابراین تاجر نمی‌تواند علیه غیر تاجر به دفاتر خود استناد کند در این حالت دفاتر او فقط می‌توانند جزء قرائن و امارات باشند.
• اگر کسی به دفاتر تجاری تاجر استناد کرد و آنچه به نفع اوست را مستند قرار داد باید آنچه نیز به ضرر اوست بپذیرد.
•  دفاتر تاجر در دادگاه سه حالت دارند.

الف: موارد اختلاف دو تاجر در دفترهایشان ذکر شده که طبق دفاتر حکم می‌شود.

ب: دفاتر تاجر مخدوش باشند که در این صورت علیه خودش استناد می‌شوند.

ج: دفاتر دو طرف با هم مطابقت ندارند که یکی حاکی از بدهی است و یکی دیگر حاکی از عدم بدهی است در این صورت این دفاتر قابل استناد نیستند و باید به دلایل دیگر استناد کرد.

دفاتر تجارتی در موارد زیر دلیل محسوب نمی‌شوند:

1- اضافه شدن برگ‌هایی به دفتر یا مدوش بودن آن.

2- تراشیدگی دفتر.

3-  بی اعتباری دفتر در دادگاه مدلل شده باشد.

• مخدوش بودن یا تراشیدگی به شرطی موجب بی اعتباری سند است که این موارد به نفع صاحب دفتر انجام شده باشد.

اگر تاجر از ارائه دفاتر تجاری خودداری کند این دلیلی علیه تاجر و به نفع طرف مقابل است البته در امور تجاری.

اگر طرف مقابل تاجر به دفاتر تاجر در امور غیر تجاری استناد کند و تاجر از ارائه آن استنکاف کند نمی‌توان آن را اماره حقانیت طرف مقابل قرار داد.

تجار مکلفند تجارتخانه خود را به ثبت برسانند.

تجار مکلفند شش ماه پس از ثبت در کلیه صورت حساب‌ها و نشریات چاپی تصریح کنند که تجارتخانه آن‌ها با چه شماره‌ای به ثبت رسیده است.

دفاتر تجاری تاجر در هر حال علیه او دلیل محسوب می‌شود