اعتبار امر قضاوت شده

سلام و عرض ادب تو اين مقاله به بحث اعتبارامرقضاوت شده موضوع بند٦ماده٨٤درتصميمات قضايي وثبتي ميپردازيم:ابتدا به تعريف اين قاعده حقوقي پرداخته ميشود،وقتي نسبت به موضوعي دعوي اقامه ميگرددونسبت به آن راي قطعي صادرميگردداقامه مجددهمان دعوي توسط همان طرفين دعوي سابق ورسيدگي به آن امكانپذيرنيست وتصميم دادگاه نسبت به دعوي موردنظرقراررددعوي صادرميگردد

درحقوق ‌ایران، رأی قطعی به تصمیمی ‌گفته می‌شود که به دليل گذشتن مهلت تجدیدنظر یا تأیید حكم درآن مرحله  قابل اجرا شده باشد.  ماده 330 قانون آیین دادرسی مدنی در ‌این باره اشعار می‌دارد: «آرای دادگاه‌های عمومی ‌و انقلاب در امور حقوقی قطعی است، مگر در مواردی که طبق قانون قابل درخواست تجدیدنظر باشد». امااگربخوايم ازنظرحقوق تطبيقي اين موضوع راموردبررسي قراربديم

فرهنگ حقوقی «کرزن» (Curzon) این تعریف را از امر قضاوت شده ارائه می دهد: «تصمیم قضایی قطعی که توسط دادگاه صالح اتخاذ شده باشد. قاعده مذکور دکترین بسیار مهمی به شمار می آید که بر اساس آن برای کلیه دادرسی ها باید خاتمه ای وجود داشته باشد و طرفين اختلاف به میل خود حق نداشته باشند تصمیم دادگاه را مجددا مورد رسیدگی قرار دهند».

دکتر جعفری لنگرودی اعتبار امر قضاوت شده را اعتبار امر مختوم می نامد که ارزش قضایی دعوایی است که منتهی به نظر نهایی دادگاه در هر درجه شده باشد یعنی دادگاه ختم دادرسی را اعلان نموده و نظر قطعی خود را داده باشد. مولف دیگری در این باب می نویسد: اقامه دعوی، رسیدگی دادگاه و صدور حکم قطعی، اگر چه در جهت اجرای عدالت است اما باید به نزاع و اختلاف طرفين پایان دهد (فصل خصومت شود) تا محكوم له (خواهان یا خوانده) با قطعیت حکم، امکان یابد با اطمینان و خیالی آسوده، از محکوم به یا مورد دعوی بهره برداری و از حکم صادره به عنوان دلیل نیز عند الاقتضاء استفاده نماید. بنابراین با توجه به اینکه با صدور حکم و قطعیت آن، چون به ماهیت یعنی اصل موضوع مورد اختلاف رسیدگی شده، نه تنها دعوی پایان می یابد، بلکه باید راه اقامه و رسیدگی دوباره به چنین دعوایی بسته شود. نویسنده ای متذکر این مطلب شده است که در حقوق شرعی این قاعده مورد قبول نیست، چرا که به موجب اصول و موازین شرعی وقتی کسی حقی داشته باشد و این حق به هر ترتیب مورد تضييع قرار گرفته باشد صاحب حق می تواند همیشه و در هر زمان نسبت به استیفای آن حق ضایع شده اقدام نماید و در این مورد هیچ محدودیت زمانی و یا مکانی متصور نیست. همانطور که در مورد مرور زمان فقهاء اعتقاد دارند حق تجدیدنظر خواهی یا حق مطالبه دین محدود و مقید به زمان نیست. قانون امريكاونهاداستاپل بامفهوم اعتبارامرقضاوت شده درهم تنيده شده،درحقوق فرانسه اين قاعده باقاعده تطبيق احكام باحقيقت تعريف شده ودرقانون مدني ماده١٣٥٠تحت عنوان اماره قانوني پذيرفته شده است.درقانون آيين دادرسي مدني ايران ازايرادات اولين جلسه رسيدگي سخن به ميان اورده شده است ،صرف نظرازاينكه اين موضوع توسط شرع ماپذيرفته نشده چراكه ازنظرشرع مقدس احقاق حق نبايدمقيدبه زمان ومكان باشدوهرزمان ازشخصي حقي تضييع شدميتواندآنرا مطالبه كند.دراين سوالي به ذهن متبادرميگرددكه آيااعتبارامرقضاوت شده فقط احكام دادگاهارادربرميگيردياشامل تصميمات دفاتراسنادرسمي ياادارات ثبت اسنادواملاك هم ميشود؟درپاسخ به اين سوال بايدگفت علي الاصول تصميمات ثبتي مشمول اعتبارامرقضاوت شده ميشوندمگردرخصوص اعمال ماده٢٤قانون ثبت كه اشعارميداردچنانچه ظرف مهلت مقرراعتراض صورت نگيردتصميم قطعي ميشود.

درخصوص آن قسمت ازتصميمات ثبتي كه درادارات ثبت اسنادواملاك صادرميگرددكه ميتوان نسبت  به آن اعتراض بعمل آوردوهيات هاومراجع تصميم گيري ٢مرجع راميتوان معرفي نمود:

١-هيات نظارت كه متشكل ازرييس ثبت استان وقضات تجديدنظرماده ٦قانون ثبت (رسيدگي به اشتباهات ثبتي درحوزه هراستان)

عمده ترین موارد داخل در صلاحیت هیأت نظارت در ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد و املاک تعيين گردیده است. اما صلاحیت هیأت محدود به موارد تصريحشده در ماده یاد شده نبوده و در برخی موارد دیگر از قانون ثبت اختیارات و وظایفی را برای هیأت فوق در نظر گرفته است. قبل از اینکه موارد داخل در صلاحیت ذاتی هیأت نظارت معرفی و مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد، لازم است توضیح داده شود که براساس صراحت ماده ۶ قانون ثبت اسناد و املاک، صلاحیت محلی هیأت، محدود است به اختلافات و اشتباهات ثبتی در حوزه قضایی هر استان. یعنی اگر احیان حوزه قضایی استان با دیگر تقسيمات کشوری و اداری تفاوت داشته باشد ملاک عمل هیأت حوزه قضایی استان است.

موارد صلاحیت ذاتی هیأت نظارت عبارتند از:

1- هر گاه در اجراء مقررات ماده ۱۱ قانون ثبت اسناد از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت، اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی تولید گردد و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارضی باشد، رفع اختلاف و تعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیأت نظارت است.

در تشریح این بند از وظایف و صلاحیت هیأت نظارت باید گفت:

اولاً: صلاحیت هیأت نظارت در خصوص عمل به این بند تا زمانی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد. ثانياً: مطابق ماده ۳ آیین نامه اجرایی قانون رسیدگی به اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورایعالی مصوب ۱۳۵۲ نحوه عمل واحدهای ثبتی برای طرح پرونده در هیأت نظارت به دو صورت است.

الف: هرگاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت، بین اشخاص و اداره ثبت، اختلاف حاصل شود و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارضی باشد، ثبت محل پس از انجام وظایف قانونی خود از قبیل اخذ مدارک طرفین و دعوت آنان برای انجام معاینه محلی به تصرفات اشخاص رسیدگی و نتیجه اقدامات خود را به هیأت نظارت گزارش می دهد.

ب: در مواردی که قبل از قبول درخواست ثبت، دیگری مدعی شود که در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی ثبت، متصرف مورد تقاضا نبوده، مدارک مدعی، توسط ثبت محل مطالبه، توأم با اظهار نظر نسبت به صحت و سقم ادعا، موضوع به ثبت استان منعکس می گردد، سپس چنانچه ثبت استان تحقیق محلی را لازم بداند دستور خواهد داد واحد مربوطه با تعیین وقت مناسب و با دعوت از طرفین در خصوص تصرف هر یک از آنان در زمان تقاضای ثبت بررسی و نتیجه اقدامات خود را صورت مجلس و به امضاء طرفين و شهود رسانده و به هیأت نظارت منعکس می نماید.

۲- هرگاه هیأت نظارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املاک، اشتباه مؤثر واقع شده، آن اشتباه و هم چنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده ابطال و جریان ثبت طبق مقررات، تجدید یا تکمیل یا اصلاح می گردد.

در تشریح این بند نیز باید گفت صلاحیت هیأت نظارت تا زمانی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد. ممکن است این سوال مطرح گردد که پس از ثبت ملک در دفتر املاک، مدعی باید اعتراض خود را به کجا و چه مرجعی تقدیم کند که در پاسخ باید گفت با توجه به صلاحیت عام محاکم دادگستری و با در نظر گرفتن مقررات مندرج در ماده 16 قانون ثبت، مدعی می تواند اعتراض خود را در دادگاه مطرح و تقاضای رسیدگی نماید.

در این قسمت مناسب است، نمونه هایی از اشتباهات ثبتی بیان گردد. «. اشتباه در مرحله پذیرش تقاضای ثبت، صور گوناگون دارد و به اقسام مختلف دیده میشود... (مانند ثبت مکرر، ثبت بر سهام، ثبت زائد بر مستند تقاضا، ثبت موات و غير موات باهم و ثبت ملک خود با ملک غیر با یکدیگر. اینها همه از مسائل راجع به اشتباه در پذیرش تقاضای ثبت است، هر چند اشتباه در پذیرش تقاضای ثبت، منحصر به موارد مذکور نمی باشد. به عنوان مثال، نمونه دیگری که رخ داده است ذکر می کنیم. علی ملک بدون شماره ای را مورد تقاضای ثبت قرار داد که باید آخرین شماره بخش یک به آن داده می شد. اشتباهة شماره ۲۴۱ را که مربوط به ملک پدر اوست به مورد تقاضای علی اختصاص داده اند، هیأت نظارت اشتباه را مؤثر و دستور اصلاح اظهارنامه و تجدید آگهی را داد.».

اشتباهات ثبتی منتهی به طرح در هیأت نظارت از یک نوع نیست بلکه این اشتباهات بر دو نوع است:

الف: اشتباهات موثر در جریان ثبت ملک

ب: اشتباهات غير مؤثر در جریان ثبت ملک

تشخیص نوعیت این اشتباه مطابق با بند ۲ ماده ۲۰ قانون ثبت با هیأت نظارت است. چنانچه هیأت تشخیص دهد که اشتباه از نوع اول است، بطور کلی جریان ثبت باطل و تجدید می گردد، مانند اشتباه در هویت متقاضی یا اشتباه در محل وقوع ملک مورد درخواست ثبت، اما در خصوص اشتباهات نوع دوم (غیر مؤثر) هیأت نظارت بدون اینکه ضرورتی به ابطال عملیات ثبتی بداند دستور اصلاح و رفع اشتباه را صادر می نماید، مانند اشتباه در شماره فرعی ملک که در اظهارنامه صحيحا قید، ولی در آگهی اشتباه شده است.

ماده ۲ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مصوب ۱۳۳۳ به هیأتهای نظارت اجازه داده تا فهرستی از انواع اشتباهات موثر یا غیر موثر از نظر آنان تهیه و به ادارات ثبتی که مقتضی بداند تفویض اختیار نماید تا نسبت به رفع آن اشتباهات اقدام نمایند.

۳- هرگاه در موقع ثبت ملک و یا ثبت انتقالات بعدی صرفا به علت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالکیت و یا دفتر املاک، اشتباه قلمی رخ دهد و هم چنین در صورتی که ثبت دفتر املاک، مخالف یا مغایر سند رسمی با حکم نهایی دادگاه باشد، هیأت نظارت پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صدر خواهد کرد.

۴- اشتباهاتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته، لیکن بعدا اداره ثبت متوجه آن گردد در هیأت نظارت مطرح می شود و در صورتی که پس از رسیدگی وقوع اشتباه محرز و مسلم، تشخیص گردد، و اصلاح اشتباه به حق کسی خلل نرساند، هیأت نظارت، دستور رفع اشتباه و اصلاح آنرا صادر می نماید و در صورتی که اصلاح مزبور خللی به حق کسی برساند به شخص ذینفع اخطار می کند که می تواند به دادگاه مراجعه کند. اداره ثبت دستور رفع اشتباه با اصلاح آن را پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه صادر خواهد کرد.

در خصوص بند 3 و 4 ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد و املاک چنانچه اشتباهات قلمی که رخ داده خلل به حقوق دیگران نرساند، توسط هیأت نظارت و یا با توجه به اختیارات تفویض شده از ناحیه هیأت نظارت به روساء ثبتی در اجرای ماده ۲ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض، توسط روسای ثبت، اشکالات و اشتباهات رفع و مراتب در ستون ملاحظات ثبت و در سند مالکیت توضیح داده می شود.

۵- رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلاً یا بعضاً خواه نسبت به اصل ملک خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقی آن. در تشریح این بند از صلاحیت هیأت نظارت، باید گفت اگر دو سند مالکیت کلاً یا بعداً تعارض داشته باشد، یعنی هیأت نظارت تشخیص دهد که اسناد مالکیت معارض صادر شده است، مطابق ماده ۳ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض به شرح ذیل عمل می گردد.

الف: سند مالکیت ثبت مقدم تا موقعی که به موجب حکم نهایی دادگاه ابطال نشده است، معتبر شناخته خواهد شد و سند مالکیت ثبت مؤخر تا زمانی که حکم نهایی از دادگاه به صحت آن صادر نشده باشد نسبت به مورد تعارض، سند معارض تلقی می گردد.

ب: ادارات ثبت مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد معارض، وجود سند مالکیت معارض (ثبت مؤخر) و هم چنین سند مالکیت ثبت مقدم را به دفاتر اسناد رسمی حوزه مربوطه کتبا ابلاغ نمایند و گزارش امر را جهت اتخاذ تصمیم به هیأت نظارت ارسال دارند.

در صورتی که هیأت نظارت یا شورایعالی ثبت در تجدید رسیدگی وقوع تعارض را محرز بداند، ثبت محل مراتب را کتباً به دارنده سند مالکیت معارض (ثبت مؤخر) ابلاغ می نماید. چنانچه دارنده سند مالکیت معارض، با اخطاری که طبق مقررات قانون آیین دادرسی مدنی به او ابلاغ شده است، در مدت دو ماه از تاریخ ابلاغ به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه نکند و گواهی طرح دعوی را به اداره ثبت محل تسلیم و رسید اخذ ننماید و متقابلا دارنده سند مالکیت مقدم، گواهی عدم طرح دعوی را از مرجع صالح مذکور در مدت مزبور تقدیم دارد، اداره ثبت، ابطال سند مالکیت معارض را نسبت به مورد تعارض در ستون ملاحظات ثبت ملک، قید و مراتب را به دارنده سند مزبور و دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد کرد.

دارنده سند مالکیت معارض، مادام که تکلیف نهایی سند مزبور در دادگاه معلوم نشده حق هیچ گونه معامله نسبت به آن را ندارد، ولی می تواند حقوق متصوره خود را به دیگری انتقال دهد.

۶- رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیأت نظارت است مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.

۷- هر گاه در طرز تنظیم اسناد و تطبيق مفاد آن با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیأت نظارت خواهد بود.

سلام وعرض ادب تواين مقاله به بحث اعتبارامرقضاوت شده موضوع بند٦ماده٨٤درتصميمات قضايي وثبتي ميپردازيم:

ابتدابه تعريف اين قاعده حقوقي پرداخته ميشود،وقتي نسبت به موضوعي دعوي اقامه ميگرددونسبت به آن راي قطعي صادرميگردداقامه مجددهمان دعوي توسط همان طرفين دعوي سابق ورسيدگي به آن امكانپذيرنيست وتصميم دادگاه نسبت به دعوي موردنظرقراررددعوي صادرميگردد

درحقوق ‌ایران، رأی قطعی به تصمیمی ‌گفته می‌شود که به دليل گذشتن مهلت تجدیدنظر یا تأیید حكم درآن مرحله  قابل اجرا شده باشد.  ماده 330 قانون آیین دادرسی مدنی در ‌این باره اشعار می‌دارد: «آرای دادگاه‌های عمومی ‌و انقلاب در امور حقوقی قطعی است، مگر در مواردی که طبق قانون قابل درخواست تجدیدنظر باشد». امااگربخوايم ازنظرحقوق تطبيقي اين موضوع راموردبررسي قراربديم

فرهنگ حقوقی «کرزن» (Curzon) این تعریف را از امر قضاوت شده ارائه می دهد: «تصمیم قضایی قطعی که توسط دادگاه صالح اتخاذ شده باشد. قاعده مذکور دکترین بسیار مهمی به شمار می آید که بر اساس آن برای کلیه دادرسی ها باید خاتمه ای وجود داشته باشد و طرفين اختلاف به میل خود حق نداشته باشند تصمیم دادگاه را مجددا مورد رسیدگی قرار دهند».

دکتر جعفری لنگرودی اعتبار امر قضاوت شده را اعتبار امر مختوم می نامد که ارزش قضایی دعوایی است که منتهی به نظر نهایی دادگاه در هر درجه شده باشد یعنی دادگاه ختم دادرسی را اعلان نموده و نظر قطعی خود را داده باشد. مولف دیگری در این باب می نویسد: اقامه دعوی، رسیدگی دادگاه و صدور حکم قطعی، اگر چه در جهت اجرای عدالت است اما باید به نزاع و اختلاف طرفين پایان دهد (فصل خصومت شود) تا محكوم له (خواهان یا خوانده) با قطعیت حکم، امکان یابد با اطمینان و خیالی آسوده، از محکوم به یا مورد دعوی بهره برداری و از حکم صادره به عنوان دلیل نیز عند الاقتضاء استفاده نماید. بنابراین با توجه به اینکه با صدور حکم و قطعیت آن، چون به ماهیت یعنی اصل موضوع مورد اختلاف رسیدگی شده، نه تنها دعوی پایان می یابد، بلکه باید راه اقامه و رسیدگی دوباره به چنین دعوایی بسته شود. نویسنده ای متذکر این مطلب شده است که در حقوق شرعی این قاعده مورد قبول نیست، چرا که به موجب اصول و موازین شرعی وقتی کسی حقی داشته باشد و این حق به هر ترتیب مورد تضييع قرار گرفته باشد صاحب حق می تواند همیشه و در هر زمان نسبت به استیفای آن حق ضایع شده اقدام نماید و در این مورد هیچ محدودیت زمانی و یا مکانی متصور نیست. همانطور که در مورد مرور زمان فقهاء اعتقاد دارند حق تجدیدنظر خواهی یا حق مطالبه دین محدود و مقید به زمان نیست. قانون امريكاونهاداستاپل بامفهوم اعتبارامرقضاوت شده درهم تنيده شده،درحقوق فرانسه اين قاعده باقاعده تطبيق احكام باحقيقت تعريف شده ودرقانون مدني ماده١٣٥٠تحت عنوان اماره قانوني پذيرفته شده است.درقانون آيين دادرسي مدني ايران ازايرادات اولين جلسه رسيدگي سخن به ميان اورده شده است ،صرف نظرازاينكه اين موضوع توسط شرع ماپذيرفته نشده چراكه ازنظرشرع مقدس احقاق حق نبايدمقيدبه زمان ومكان باشدوهرزمان ازشخصي حقي تضييع شدميتواندآنرا مطالبه كند.دراين سوالي به ذهن متبادرميگرددكه آيااعتبارامرقضاوت شده فقط احكام دادگاهارادربرميگيردياشامل تصميمات دفاتراسنادرسمي ياادارات ثبت اسنادواملاك هم ميشود؟درپاسخ به اين سوال بايدگفت علي الاصول تصميمات ثبتي مشمول اعتبارامرقضاوت شده ميشوندمگردرخصوص اعمال ماده٢٤قانون ثبت كه اشعارميداردچنانچه ظرف مهلت مقرراعتراض صورت نگيردتصميم قطعي ميشود.

درخصوص آن قسمت ازتصميمات ثبتي كه درادارات ثبت اسنادواملاك صادرميگرددكه ميتوان نسبت  به آن اعتراض بعمل آوردوهيات هاومراجع تصميم گيري ٢مرجع راميتوان معرفي نمود:

١-هيات نظارت كه متشكل ازرييس ثبت استان وقضات تجديدنظرماده ٦قانون ثبت (رسيدگي به اشتباهات ثبتي درحوزه هراستان)

عمده ترین موارد داخل در صلاحیت هیأت نظارت در ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد و املاک تعيين گردیده است. اما صلاحیت هیأت محدود به موارد تصريحشده در ماده یاد شده نبوده و در برخی موارد دیگر از قانون ثبت اختیارات و وظایفی را برای هیأت فوق در نظر گرفته است. قبل از اینکه موارد داخل در صلاحیت ذاتی هیأت نظارت معرفی و مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد، لازم است توضیح داده شود که براساس صراحت ماده ۶ قانون ثبت اسناد و املاک، صلاحیت محلی هیأت، محدود است به اختلافات و اشتباهات ثبتی در حوزه قضایی هر استان. یعنی اگر احیان حوزه قضایی استان با دیگر تقسيمات کشوری و اداری تفاوت داشته باشد ملاک عمل هیأت حوزه قضایی استان است.

موارد صلاحیت ذاتی هیأت نظارت عبارتند از:

1- هر گاه در اجراء مقررات ماده ۱۱ قانون ثبت اسناد از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت، اختلافی بین اشخاص و اداره ثبت واقع شود و یا اشتباهی تولید گردد و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارضی باشد، رفع اختلاف و تعیین تکلیف و یا ابطال و یا اصلاح درخواست ثبت با هیأت نظارت است.

در تشریح این بند از وظایف و صلاحیت هیأت نظارت باید گفت:

اولاً: صلاحیت هیأت نظارت در خصوص عمل به این بند تا زمانی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد. ثانياً: مطابق ماده ۳ آیین نامه اجرایی قانون رسیدگی به اسناد مالکیت معارض و هیأت نظارت و شورایعالی مصوب ۱۳۵۲ نحوه عمل واحدهای ثبتی برای طرح پرونده در هیأت نظارت به دو صورت است.

الف: هرگاه از جهت پذیرفتن تقاضای ثبت، بین اشخاص و اداره ثبت، اختلاف حاصل شود و یا در تصرف اشخاص تزاحم و تعارضی باشد، ثبت محل پس از انجام وظایف قانونی خود از قبیل اخذ مدارک طرفین و دعوت آنان برای انجام معاینه محلی به تصرفات اشخاص رسیدگی و نتیجه اقدامات خود را به هیأت نظارت گزارش می دهد.

ب: در مواردی که قبل از قبول درخواست ثبت، دیگری مدعی شود که در پذیرفتن تقاضا اشتباه شده و متقاضی ثبت، متصرف مورد تقاضا نبوده، مدارک مدعی، توسط ثبت محل مطالبه، توأم با اظهار نظر نسبت به صحت و سقم ادعا، موضوع به ثبت استان منعکس می گردد، سپس چنانچه ثبت استان تحقیق محلی را لازم بداند دستور خواهد داد واحد مربوطه با تعیین وقت مناسب و با دعوت از طرفین در خصوص تصرف هر یک از آنان در زمان تقاضای ثبت بررسی و نتیجه اقدامات خود را صورت مجلس و به امضاء طرفين و شهود رسانده و به هیأت نظارت منعکس می نماید.

۲- هرگاه هیأت نظارت تشخیص دهد که در جریان مقدماتی ثبت املاک، اشتباه مؤثر واقع شده، آن اشتباه و هم چنین عملیات بعدی که اشتباه مزبور در آن مؤثر بوده ابطال و جریان ثبت طبق مقررات، تجدید یا تکمیل یا اصلاح می گردد.

در تشریح این بند نیز باید گفت صلاحیت هیأت نظارت تا زمانی است که ملک در دفتر املاک به ثبت نرسیده باشد. ممکن است این سوال مطرح گردد که پس از ثبت ملک در دفتر املاک، مدعی باید اعتراض خود را به کجا و چه مرجعی تقدیم کند که در پاسخ باید گفت با توجه به صلاحیت عام محاکم دادگستری و با در نظر گرفتن مقررات مندرج در ماده 16 قانون ثبت، مدعی می تواند اعتراض خود را در دادگاه مطرح و تقاضای رسیدگی نماید.

در این قسمت مناسب است، نمونه هایی از اشتباهات ثبتی بیان گردد. «. اشتباه در مرحله پذیرش تقاضای ثبت، صور گوناگون دارد و به اقسام مختلف دیده میشود... (مانند ثبت مکرر، ثبت بر سهام، ثبت زائد بر مستند تقاضا، ثبت موات و غير موات باهم و ثبت ملک خود با ملک غیر با یکدیگر. اینها همه از مسائل راجع به اشتباه در پذیرش تقاضای ثبت است، هر چند اشتباه در پذیرش تقاضای ثبت، منحصر به موارد مذکور نمی باشد. به عنوان مثال، نمونه دیگری که رخ داده است ذکر می کنیم. علی ملک بدون شماره ای را مورد تقاضای ثبت قرار داد که باید آخرین شماره بخش یک به آن داده می شد. اشتباهة شماره ۲۴۱ را که مربوط به ملک پدر اوست به مورد تقاضای علی اختصاص داده اند، هیأت نظارت اشتباه را مؤثر و دستور اصلاح اظهارنامه و تجدید آگهی را داد.».

اشتباهات ثبتی منتهی به طرح در هیأت نظارت از یک نوع نیست بلکه این اشتباهات بر دو نوع است:

الف: اشتباهات موثر در جریان ثبت ملک

ب: اشتباهات غير مؤثر در جریان ثبت ملک

تشخیص نوعیت این اشتباه مطابق با بند ۲ ماده ۲۰ قانون ثبت با هیأت نظارت است. چنانچه هیأت تشخیص دهد که اشتباه از نوع اول است، بطور کلی جریان ثبت باطل و تجدید می گردد، مانند اشتباه در هویت متقاضی یا اشتباه در محل وقوع ملک مورد درخواست ثبت، اما در خصوص اشتباهات نوع دوم (غیر مؤثر) هیأت نظارت بدون اینکه ضرورتی به ابطال عملیات ثبتی بداند دستور اصلاح و رفع اشتباه را صادر می نماید، مانند اشتباه در شماره فرعی ملک که در اظهارنامه صحيحا قید، ولی در آگهی اشتباه شده است.

ماده ۲ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض مصوب ۱۳۳۳ به هیأتهای نظارت اجازه داده تا فهرستی از انواع اشتباهات موثر یا غیر موثر از نظر آنان تهیه و به ادارات ثبتی که مقتضی بداند تفویض اختیار نماید تا نسبت به رفع آن اشتباهات اقدام نمایند.

۳- هرگاه در موقع ثبت ملک و یا ثبت انتقالات بعدی صرفا به علت عدم توجه و دقت نویسنده سند مالکیت و یا دفتر املاک، اشتباه قلمی رخ دهد و هم چنین در صورتی که ثبت دفتر املاک، مخالف یا مغایر سند رسمی با حکم نهایی دادگاه باشد، هیأت نظارت پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه دستور اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت را صدر خواهد کرد.

۴- اشتباهاتی که قبل از ثبت ملک در جریان عملیات مقدماتی ثبت پیش آمده و موقع ثبت ملک در دفتر املاک مورد توجه قرار نگرفته، لیکن بعدا اداره ثبت متوجه آن گردد در هیأت نظارت مطرح می شود و در صورتی که پس از رسیدگی وقوع اشتباه محرز و مسلم، تشخیص گردد، و اصلاح اشتباه به حق کسی خلل نرساند، هیأت نظارت، دستور رفع اشتباه و اصلاح آنرا صادر می نماید و در صورتی که اصلاح مزبور خللی به حق کسی برساند به شخص ذینفع اخطار می کند که می تواند به دادگاه مراجعه کند. اداره ثبت دستور رفع اشتباه با اصلاح آن را پس از تعیین تکلیف نهایی در دادگاه صادر خواهد کرد.

در خصوص بند 3 و 4 ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد و املاک چنانچه اشتباهات قلمی که رخ داده خلل به حقوق دیگران نرساند، توسط هیأت نظارت و یا با توجه به اختیارات تفویض شده از ناحیه هیأت نظارت به روساء ثبتی در اجرای ماده ۲ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض، توسط روسای ثبت، اشکالات و اشتباهات رفع و مراتب در ستون ملاحظات ثبت و در سند مالکیت توضیح داده می شود.

۵- رسیدگی به تعارض در اسناد مالکیت کلاً یا بعضاً خواه نسبت به اصل ملک خواه نسبت به حدود و حقوق ارتفاقی آن. در تشریح این بند از صلاحیت هیأت نظارت، باید گفت اگر دو سند مالکیت کلاً یا بعداً تعارض داشته باشد، یعنی هیأت نظارت تشخیص دهد که اسناد مالکیت معارض صادر شده است، مطابق ماده ۳ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض به شرح ذیل عمل می گردد.

الف: سند مالکیت ثبت مقدم تا موقعی که به موجب حکم نهایی دادگاه ابطال نشده است، معتبر شناخته خواهد شد و سند مالکیت ثبت مؤخر تا زمانی که حکم نهایی از دادگاه به صحت آن صادر نشده باشد نسبت به مورد تعارض، سند معارض تلقی می گردد.

ب: ادارات ثبت مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد معارض، وجود سند مالکیت معارض (ثبت مؤخر) و هم چنین سند مالکیت ثبت مقدم را به دفاتر اسناد رسمی حوزه مربوطه کتبا ابلاغ نمایند و گزارش امر را جهت اتخاذ تصمیم به هیأت نظارت ارسال دارند.

در صورتی که هیأت نظارت یا شورایعالی ثبت در تجدید رسیدگی وقوع تعارض را محرز بداند، ثبت محل مراتب را کتباً به دارنده سند مالکیت معارض (ثبت مؤخر) ابلاغ می نماید. چنانچه دارنده سند مالکیت معارض، با اخطاری که طبق مقررات قانون آیین دادرسی مدنی به او ابلاغ شده است، در مدت دو ماه از تاریخ ابلاغ به دادگاه محل وقوع ملک مراجعه نکند و گواهی طرح دعوی را به اداره ثبت محل تسلیم و رسید اخذ ننماید و متقابلا دارنده سند مالکیت مقدم، گواهی عدم طرح دعوی را از مرجع صالح مذکور در مدت مزبور تقدیم دارد، اداره ثبت، ابطال سند مالکیت معارض را نسبت به مورد تعارض در ستون ملاحظات ثبت ملک، قید و مراتب را به دارنده سند مزبور و دفاتر اسناد رسمی اعلام خواهد کرد.

دارنده سند مالکیت معارض، مادام که تکلیف نهایی سند مزبور در دادگاه معلوم نشده حق هیچ گونه معامله نسبت به آن را ندارد، ولی می تواند حقوق متصوره خود را به دیگری انتقال دهد.

۶- رسیدگی و رفع اشتباهی که در عملیات تفکیکی رخ دهد و منتج به انتقال رسمی یا ثبت دفتر املاک شود با هیأت نظارت است مشروط بر اینکه رفع اشتباه مزبور خللی به حق کسی نرساند.

۷- هر گاه در طرز تنظیم اسناد و تطبيق مفاد آن با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیأت نظارت خواهد بود.