ثبت کردن هرچیزی طبق قانون به این معناست که ما خواستار این هستیم که غیر از خودمان،تمام جامعه و‌نهاد های اجتماعی اعم از خصوصی و دولتی آن مورد خاص را به رسمیت بشناسند .و این به رسمیت شناختن برای متقاضی ثبت اعتبار،حقوق و مسئولیت هایی را به همراه دارد.

این عبارت برای موارد بسیار گسترده و متنوعی به کار میرود مثلا ثبت یک زمین توسط آقای الف بدین معناست که تمام جامعه ملزمند مالکیت آقای الف بر روی آن زمین را به رسمیت بشناسند،ثبت یک سند و یا قرار داد بدین معناست که محتوای آن سند یا قرارداد برای تمام نهاد ها و اشخاص دیگر قابل استناد،قابل اجرا و معتبر می‌باشد و نسبت به هرنوشته ی ثبت نشده ی دیگری در الویت قرار دارد،در باب ثبت املاک و اسناد و نهاد های صالح ثبتی در این دو موضوع در بحث های آتی جداگانه صحبت خواهیم کرد،

اما در دنیای تجارت و کسب و کار هم امور بسیاری هستند که توسط نهاد های خاصی به ثبت  میرسند،این نهاد ها بسته به موضوعی ک خواهان ثبت آن می‌باشیم متغیرند،بخشی از این نهاد هارا نام خواهیم برد

اتاق بازرگانی،اداره ثبت شرکت ها,اتحادیه ها و اتاق اصناف،اداره دارایی،اداره ارزش افزوده،اداره برند،اداره مالکیت معنوی و .....

که به صلاحیت های هرکدام به طور جداگانه خواهیم پرداخت اما در این موضوع به ثبت شخصیت حقوقی شرکت میپردازیم.

همانطور که وقتی یک انسان،،شخصیت حقیقی،،متولد میشود،نخستین اقدام اولیای آن کودک ثبت مشخصات وی،،ثبت احوال،، و اخذ سند ثبتی ،،شناسنامه،، برای آن میباشد،شخصیت های حقوقی از جمله شرکت ها هم برای به رسمیت شناخته شدن و مجاز به فعالیت بودن نیاز به ثبت مشخصات خود و اخذ اسناد مربوطه در این زمینه میباشند،حتی جالب است بدانید که میان حقوق دانان اختلاف نظر های بسیاریست در این باره که آیا این شخصیت ها پیش از ثبت اصلا به وجود می آیند یا خیر؟!

برای مثال نظریه ای وجود دارد که میگوید همانطور که یک کودک پس از تولد صاحب شخصیت میشود و این صاحب شخصیت شدن مشروط به اخذ شناسنامه نیست تشکیل شخصیت حقوقی نیز به همین صورت است!!اما خارج از نظریه و تئوری در قالب عمل تنها میتوان شخصیت هایی را با عنوان شرکت به رسمیت شناخت که در سامانه  اداره ثبت شرکت ها و موسسات شناخته شوند،و همچنین دارای شماره ثبت،شناسه ملی و اسناد ثبتی باشند.لازم به ذکر است که ماده ۵۹۴ قانون تجارت تقاضای ثبت برای شرکت های ایرانی را الزامی دانسته_استثنا وارده در این قانون تنها درباره ی تاریخ و مهلت تقاضای ثبت میباشد نه خود فرآیند ثبت_ متن قانون به شرح ذیل است:

به استثنای شرکتهای سهامی و شرکتهای مختلط سهامی به کلیه شرکتهای ایرانی موجود که به امور تجارتی اشتغال دارند تا اول تیر ماه۱۳۱۱ مهلت داده می‌شود که خود را با مقررات یکی از شرکتهای مذکور در این قانون وفق داده و تقاضای ثبت نمایند و الا نسبت به شرکت متخلف‌مطابق ماده دوم قانون ثبت شرکتها مصوب خرداد ماه ۱۳۱۰ رفتار خواهد شد.

و ماده دوم قانون صبت شرکتها تصریح مینماید که: کلیه شرکتهای ایرانی مذکور در قانون تجارت (سهامی ، ضمانتی، مختلط ،تعاونی) که در تاریخ اجرای این قانون موجود و مطابق مقررات قانون تجارت راجع به ثبت و تطبیق تشکیلات خود با قانون مزبور عمل نکرده اند باید تا آخر شهریور ماه ۱۳۱۰ تشکیلات خود را با مقررات قانون تجارت تطبیق نموده و مطابق قانون مزبور تقاضای ثبت کنند والا به تقاضای مدعی العمومی بدایت محلی که ثبت باید در آنجا به عمل آید ، محکمه مدیران آن ها رابه یکصد الی هزار تومان جزای نقدی محکوم خواهد کرد و در صورتی که مدت فوق برای تطبیق تشکیلات با قانون تجارت و تقاضای ثبت کافی نباشد رئیس محکمه ابتدایی محل به تقاضای شرکت تا سه ماه مهلت اضافی خواهد داد.

و همچنین در رابطه با موسسات غیر تجاری نیز در ماده ۵۸۴ تصریح شده است پیدایش شخصیت حقوقی برای این موسسات منوط به ثبت در دفتر ثبت مخصوص میباشد.

متن قانون: تشکیلات و موسساتی که برای مقاصد غیر تجارتی تاسیس شده یا بشوند از تاریخ ثبت در دفتر ثبت مخصوصی که وزارت عدلیه معین‌خواهد کرد شخصیت حقوقی پیدا می‌کنند

 پس در کنار تمام نظریات و تئوری ها درباره ی ثبت اشخاص حقوقی قانون تجارت صراحتا تعیین تکلیف کرده است و ثبت این اشخاص را شروع ایجاد این شخصیت دانسته است.

البته استثنائی در این مورد وجود دارد و آن هم در رابطه با شخصیت حقوقی عمومی است که پیش تر گفتیم منظور دولت به معنای کلیه سازمان های حکومتی اعم از قوای چهارگانه و زیر مجموعه ها و نهاد های مستقل است که در خصوص ثبت اینگونه اشخاص حقوقی ماده ۵۸۷ همین قانون تصریح میکند که:

_موسسات و تشکیلات دولتی و بلدی به محض ایجاد و بدون احتیاج به ثبت دارای شخصیت حقوقی می‌شوند_

البته این ماده و استثنا را نباید به نحوه ایجاد شرکت های سهامی عام به علت صاحب سهام بودن دولت در آن بسط داد.چرا که دولت تشکیل دهنده این شرکت ها نیست و تنها در بخشی از سهام آن ها با اشخاص خصوصی شراکت میکند.بنابراین تمامی شرکت های نام برده شده در کتاب قانون تجارت مستند به ماده ۵۸۳ همین قانون شخصیت حقوقی دارند و برای به رسمیت شناخته شدن شخصیتشان ملزم به ثبت خود در مراجع صالح میباشند